Compliance nie je témou len vo veľkých firmách

  • Slovensko je pre podnikateľov krajinou byrokracie, trestov a sankcií
  • Čoraz častejšie sa vo firmách hovorí o implementácii systémov Compliance
  • Čo znamená pojem Compliance a nie je to pre podnikateľov a firmy len ďalšia administratívna záťaž?
  • Zvládnu vedenie agendy Compliance podnikoví právnici a prečo je rozumné osloviť s požiadavkou na spoluprácu aj špecialistov?
  • Prečo vznikla poradenská platforma ComplianceExperts a ako funguje?

 

Na otázky odpovedal Mgr. Martin Bohoš, právny konzultant a projektový manažér poradenskej platformy ComplianceExperts

CE TITLE file 2png

 

Viacero podnikateľov sa už zrejme pri svojom podnikaní stretlo s pojmom compliance, avšak vlastne ani poriadne nevedeli, čo tento pojem znamená. Čo sa teda skrýva pod pojmom Compliance?

 

Z našich doterajších skúseností vieme, že mnohí podnikatelia si opakovane kladú otázku, či ide o nejakú osobu alebo prípadne nejaké oddelenie. Tento pojem im teda niečo hovoril, avšak o pravom význame pojmu alebo lepšie povedané agendy Compliance a o jeho fungovaní nemali žiadne bližšie vedomosti. Čo teda pojem Compliance znamená...Compliance vychádza z anglického slovného spojenia to comply with, teda byť v súlade s niečím. Nejde však len o súlad s právnou reguláciou ako sú zákony a vyhlášky ako si mnohí myslia, ale aj o súlad s etickými kódexami, vnútornými podnikovými predpismi, zásadami poctivého obchodného styku, zmluvnými záväzkami, ako aj ďalšími požiadavkami, k dodržiavaniu ktorých sa podnikateľ zaviazal.

 

Doteraz sa agenda Compliance spájala hlavne s veľkými nadnárodnými spoločnosťami, je to stále tak?

 

V súčasnosti je už nesporné, že problematika compliance nie je témou len vo veľkých spoločnostiach, ale čoraz viac rezonuje aj v malých a stredných podnikoch, ktoré majú záujem podnikať v súlade so všetkými relevantnými právnymi ale aj neprávnymi požiadavkami, ale zároveň sa aj určitým spôsobom odlíšiť od konkurencie, respektíve byť spoločnosťou s určitou pridanou hodnotou. Takúto pridanú hodnotu môžu podnikatelia na oplátku vyžadovať aj od svojich obchodných partnerov a tým nepriamo zvyšovať zodpovedné podnikanie a compliance kultúru naprieč celou spoločnosťou. Ako už bolo spomenuté na začiatku, compliance nemusí nevyhnutne predstavovať samostatné oddelenie, rovnako ani osoba compliance officera nemusí byť vždy interným zamestnancom spoločnosti. Compliance je nutné vnímať predovšetkým v rovine určitého systému, ktorý spočíva v zachytení a analýze záväzných pravidiel regulujúcich činnosť podnikateľa a ich následnej implementácii do vnútorných postupov a procesov tak, aby bola v čo najväčšej možnej miere zachovaná legálnosť a etika podnikania. Inak povedané, compliance predstavuje nástroj, ako si môže podnikateľ plniť svoje povinnosti s odbornou starostlivosťou. A požiadavka na odbornú starostlivosť, ako všetci vieme, je elementárnou požiadavkou smerujúcou na členov štatutárnych orgánov a vedúcich manažérov. Vyplýva to okrem iného aj zo samotného Obchodného zákonníka.

 

Ako teda reálne vyzerá vedenie agendy Compliance v podniku? Kto je za agendu Compliance zodpovedný?

 

Na agendu Compliance spravidla dohliada odborne erudovaná osoba, ktorú nazývame Compliance Officer. Nemusí ísť vždy len o právnika. V pozíciách Compliance Officerov úspešne pôsobia aj ekonómovia, finančníci, analytici, bezpečnostní experti. Funkciu compliance officera, ktorého činnosť je pre gro podnikateľov stále neznáma, najlepšie vystihuje nasledovný slogan: „Compliance Officer je niekto, kto rieši problém, o ktorom ste nevedeli, že ho máte, spôsobom, ktorému nerozumiete.“

Samotný systém compliance, respektíve jeho rozsah a robustnosť sa bude líšiť v závislosti od veľkosti spoločnosti s tým, že činnosti compliance officera môže samozrejme vykonávať aj interný zamestnanec, avšak s každoročnou nádielkou nových právnych predpisov, noviel, regulácie a podobne, to bude preňho z roka na rok ťažšie, a preto bude podnikateľ skôr či neskôr nútený zvážiť vytvorenie tejto funkcie a prijatie osoby, ktorá bude skutočne venovať 100% svojho času agende sledovania dodržiavania zákonných a regulačných pravidiel týkajúcich sa podnikania spoločnosti. Nemusí to však riešiť výlučne formou prijatia nového zamestnanca, ale aj formou outsourcingu služieb expertov na Compliance. Takíto experti môžu práve internému právnikovi alebo právnemu oddeleniu vytvoriť mimoriadne užitočný a komfortný rámec pre podporu agendy Compliance.  

 

Veľké firmy majú zrejme agendu Compliance riešenú interne prostredníctvom vlastných zamestnancov. Pokiaľ ale hovoríme o outsourcingu tohto druhu služieb, existujú špecializovaní poskytovatelia, na ktorých sa môžu obrátiť aj malí a strední podnikatelia?

 

V oblasti outsourcingu pre oblasť Compliance pôsobia najmä advokátske kancelárie a poradenské spoločnosti. Potom sú to rôzni špecializovaní poradcovia a konzultanti, ktorí sa zameriavajú na konkrétnu vybranú oblasť, napríklad GDPR, BOZP, Účtovníctvo, informačná bezpečnosť a podobne. Komplexné zavedenie a nastavenie systému compliance, ako aj outsourcing činnosti compliance officera, si však vie podnikateľ, malá alebo stredná firma ľahko zabezpečiť aj prostredníctvom služieb podnikateľskej platformy ComplianceExperts, a to konkrétne prostredníctvom niektorého z ponúkaných balíkov služieb, ktoré podnikateľa najmä odľahčia od administratívneho zaťaženia spôsobeného právnou reguláciou a na druhej strane mu umožnia sa naplno sústrediť na svoje podnikanie.

 

Ako vznikol nápad vytvoriť poradenskú platformu tohto typu pre malých a stredných podnikateľov?

 

Keď v roku 2019 robilo Združenie podnikateľov Slovenska prieskum názorov na kvalitu podnikateľského prostredia na Slovensku, ukázalo sa, že každý tretí podnikateľ nedokáže fungovať bez porušenia zákona. Dôvodom sú najmä ich časté zmeny, ktoré podnikatelia nestíhajú sledovať, nejednoznačnosť zákonov a ich obrovské množstvo. Podnikatelia často ani nevedia identifikovať všetky zákony, ktoré ich podnikanie regulujú. Ani sa niet čomu čudovať. Na Slovensku je počas jedného volebného obdobia, ktoré spravidla trvá 4 roky, prijatých asi 500 nových zákonov a novelizácií existujúcich zákonov. Od roku 1993 je to cca 3800 zákonov vrátane priamych aj nepriamych noviel zákonov, takzvaných prílepkov. Na základe každého zákona môžu byť ďalej zo strany príslušného štátneho orgánu vydané vyhlášky, nariadenia, opatrenia, metodické pokyny, usmernenia, stanoviská atď., ktoré detailne upravujú spôsob plnenia konkrétnych zákonných povinností, a ktorých neznalosť štát neospravedlňuje. To znamená, že občania, ale hlavne podnikatelia a firmy, plávajú v legislatívnom oceáne, ktorý tvorí viac ako 10.000 právnych predpisov a regulácií. Je preto ozajstnou (hoci neželanou) výzvou pre každého podnikateľa nájsť spôsob, ako predísť administratívnej záťaži spojenej s neustálym sledovaním zmien právnych predpisov, a tiež ako predísť permanentnému riziku vysokých finančných pokút a iných likvidačných sankcií z dôvodu nedostatočnej znalosti stoviek zákonných povinností a z dôvodu neplnenia regulačných požiadaviek štátnych orgánov. Mať svoj biznis permanentne zosúladený s platnými zákonmi a povinnou reguláciou je podľa nášho názoru v súčasnosti bez pomoci právnych, legislatívnych a ekonomických špecialistov a expertov na Compliance takmer nemožné. Teda pokiaľ sa podnikateľ nerozhodne takéto riziko dobrovoľne akceptovať ako prijateľné.

Naša poradenská platforma ComplianceExperts predstavuje veľmi rozumné a cenovo veľmi príjemné riešenie práve pre malé a stredné podniky. Prakticky všetky nami poskytované balíčky služieb zahŕňajú zabezpečenie štandardných poradenských služieb, ktoré klientovi zabezpečia súlad jeho podnikateľských činností so zákonnými a regulačnými požiadavkami. Našim cieľom je samozrejme minimalizovať na strane klienta všetky legislatívne a prevádzkové riziká, ktoré by ho vystavovali hrozbe postihov, sankcií a pokút z dôvodu neplnenia legislatívnych povinností.

 

Slovensko je podľa toho, čo hovoríte, krajinou byrokracie, trestov a sankcií....

 

Väčšina podnikateľov to tak vníma. Prístup štátu voči podnikateľom je od čias transformácie ekonomiky v deväťdesiatych rokoch stále viac perzekučný ako preventívno-motivačný. Navyše každý rok rastie miera administratívnej záťaže spojenej s vydávaním novej legislatívy a nekonečnými zmenami existujúcich právnych predpisov, ktoré sa niekedy významne menia prakticky každý štvrťrok. Na rozptýlenie pochybností o tom, že sme naozaj krajinou trestov a sankcií, si uveďme pár príkladov.

Poznáte zákon o trestnej zodpovednosti právnických osôb? Tak viete, že by ste mali mať spracovaný Compliance program (program dodržiavania súladu s pravidlami) ako ochranný štít pred trestnou zodpovednosťou Vašej firmy, ináč je Vaše podnikanie vysoko rizikové a Vaša firma môže v dôsledku excesu (zlyhania) Vášho zamestnanca čeliť trestnému konaniu a uloženiu jedného z nasledovných druhov trestov, ktorými sú zrušenie právnickej osoby, prepadnutie majetku, prepadnutie veci, peňažný trest, zákaz činnosti, zákaz prijímať dotácie alebo subvencie, zákaz prijímať pomoc a podporu poskytovanú z fondov Európskej únie, zákazu účasti vo verejnom obstarávaní ale aj napríklad zverejnenie odsudzujúceho rozsudku.

Alebo sa Vám podarilo v minulosti prihlásiť zamestnanca do Sociálnej poisťovne oneskorene alebo ste si zabezpečovali vo firme pracovnú silu na ústnu dohodu, na živnosť alebo formou kamarátskej výpomoci? Vaše podnikanie môže byť vysoko rizikové a môžete ako firma, aj ako člen štatutárneho orgánu, čeliť sankčnému konaniu pre nelegálne zamestnávanie. Pokuta pre právnickú osobu je do 200.000 EUR a do úvahy prichádza aj možný trest zápisu do verejne dostupného zoznamu zamestnávateľov, ktorí porušili zákaz nelegálneho zamestnávania, a s tým spojený zákaz čerpania dotácií ako aj zákaz účasti vo verejnom obstarávaní.

Hoci svoju firmu zrejme nepoužívate na pranie špinavých peňazí, povinnosť mať spracovaný Program vlastnej činnosti v oblasti ochrany spoločnosti pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a financovaním terorizmu a plnenie povinností podľa príslušného zákona (akou je identifikácia a preverovanie klientov, ustanovenie „určenej osoby“ a pravidelné školenia zamestnancov) sa týka aj Vás. Ak ste o tom nevedeli, Vaše podnikanie je vysoko rizikové a môžete ako firma, aj ako člen štatutárneho orgánu, čeliť priestupkovému alebo trestnému konaniu pre legalizáciu príjmov z trestnej činnosti. Pokuta pre člena štatutárneho orgánu je do výšky 3.319 EUR, pokuta pre právnickú osobu je do výšky 1.000.000 EUR a tiež odobratie oprávnenia na podnikanie.

No a nedá sa opomenúť ani magická skratka GDPR. Tak teda, máte zavedený systém ochrany osobných údajov a dodržiavate ďalšie povinnosti podľa Nariadenia GDPR a podľa zákona o ochrane osobných údajov ako sú napríklad: plnenie informačných povinností, vedenie záznamov a spracovateľských činnostiach, ustanovenie „zodpovednej osoby“ a pravidelné školenia zamestnancov? Ak nemáte, Vaše podnikanie je vysoko rizikové a môžete ako firma aj ako člen štatutárneho orgánu čeliť priestupkovému alebo trestnému konaniu pre neoprávnené nakladanie s osobnými údajmi. Pokuta pre člena štatutárneho orgánu je do výšky 10.000 EUR, pokuta pre právnickú osobu je do výšky 20.000.000 EUR alebo 4 % z celosvetového obratu.

A tak by sa dalo pokračovať. Dôvod pre uloženie sankcie sa v slovenskom legislatívnom systéme jednoducho nájde vždy a prakticky u každého podnikateľa.

 

Prejdime teraz k tomu, ako funguje Vaša platforma ComplianceExperts a čo môžu malí a strední podnikatelia čakať od spolupráce s Vami?

 

Skúsme si to povedať na vzorovom príklade.

Hneď po uzatvorení zmluvy začíname pracovať na analýze situácie klienta a pozrieme sa na to, ktoré zákonom vyžadované interné dokumenty nemá vypracované alebo ich má vypracované nesprávne a povieme mu o všetkých dôležitých povinnostiach, ktoré sa ho týkajú, a ktoré musí dodržiavať. O mnohých z nich možno dovtedy ani nepočul, takže ich pravdepodobne ani nedodržiaval. V druhom kroku ustálime zoznam zákonov a iných noriem, a z toho plynúcich povinností (a bude ich DOSŤ!), ktorými sa biznis klienta musí riadiť a pustíme sa do spracovania všetkých potrebných interných predpisov a ďalšej dokumentácie. Postačí nám komunikácia na diaľku, čo je z pohľadu aktuálnej pandemickej situácie a požiadavku online komunikácie určite dobrá správa, a pritom sľubujeme, že nebudeme príliš otravní. Určite ale chceme porozumieť tomu, ako klient a jeho biznis funguje, takže bez vzájomnej komunikácie by to nešlo.

Pre klienta následne spracujeme s veľkou pravdepodobnosťou viac ako 100 interných dokumentov šitých na mieru. Žiadna právna vata, ale len to, čo klient potrebuje a čo v interných dokumentoch musí byť. Takto v priebehu asi 120 dní pripravíme klientovi kompletnú sadu interných dokumentov, ktorú bude mať vždy k dispozícii, keďže ich všetky uložíme pekne do špeciálnej a bezpečnej internetovej aplikácie, ku ktorej bude mať klient prístup kedykoľvek a odkiaľkoľvek prostredníctvom počítača, notebooku, tabletu alebo mobilu.

Navyše legislatívu monitorujeme každý deň, takže všetky novely zákonov a iné zmeny odsledujeme za klienta a bezodkladne ich zapracujeme do internej dokumentácie, čiže počas celej doby spolupráce s nami bude mať klient k dispozícii vždy platné a aktuálne dokumenty. O každej zmene klient dostane notifikáciu.

Samozrejmosťou bude kontrola súladu zmlúv so zákonmi a inými predpismi, ktoré klient uzatvára so svojimi obchodnými partnermi. Na prípadné riziká klienta upozorníme ešte pred ich uzatvorením. A navyše preveríme právnu a finančnú situáciu obchodných partnerov klienta prostredníctvom komerčných zdrojov a databáz, ku ktorým máme prístup (ktorý nie je lacný, ale klient ho má v cene našej služby). Pre istotu pridáme aj monitoring obchodných partnerov počas celého trvania zmluvného vzťahu, lebo biznis prináša aj kotrmelce.

Nastavíme klientovi interné postupy a vnútropodnikové procesy tak, aby znížil riziko trestnej zodpovednosti jeho firmy v dôsledku zlyhania zamestnancov alebo spolupracovníkov. Zabezpečíme, aby klient vykonával riadne a včas všetky zákonné povinnosti v oblasti prevencie pred praním špinavých peňazí, ako aj v oblasti ochrany osobných údajov podľa nariadenia GDPR a zákona o ochrane osobných údajov. To znamená, že firma nášho klienta  bude spĺňať zákonné požiadavky v oblasti AML a GDPR.

Nakoľko vieme, že je komfortné mať na linke odborníka, pre potrebu odborných konzultácii sme zriadili Compliance HELP DESK, kde bude mať klient možnosť komunikovať a konzultovať s našimi špecialistami (formou mailu/chatu/videocallu) všetky otázky a témy, ktoré sa týkajú odbornej problematiky Compliance, prevencie pred praním špinavých peňazí (AML) a ochrany osobných údajov (GDPR).

A keďže legislatíva požaduje pravidelné vzdelávanie zamestnancov, tak pre klienta zabezpečíme pravidelné školenia pre oblasť Compliance, prevencie pred praním špinavých peňazí (AML), ochrany osobných údajov (GDPR) a protikorupčného manažérstva.

No ... a ak sa nejaké štátne orgány rozhodnú prísť ku klientovi na kontrolu, pomôžeme klientovi počas kontroly alebo inšpekcie. A ak to bude potrebné, preberieme komunikáciu s kontrolným orgánom alebo regulátorom.

 

S akými nákladmi by mali firmy počítať, ak by mali záujem využívať Vaše služby?

 

Profesionálne poradenstvo nemusí automaticky znamenať vysoké finančné náklady. Model fungovania poradenskej platformy ComplianceExperts nám umožňuje ponúknuť klientom všetky služby, o ktorých som pred chvíľou hovoril, už v základnom poradenskom balíčku, a to za pevnú mesačnú paušálnu sumu 250 EUR. Samozrejme vieme klientom poskytnúť aj len niektoré z nami poskytovaných služieb, o ktoré má klient záujem. V tomto sme veľmi flexibilní a prispôsobujeme sa potrebám klienta. Pre viac informácií nás klienti môžu kontaktovať na telefónnom čísle 0908 349 908 alebo prostredníctvom našej internetovej stránky www.complianceexperts.sk.

 

Text je kráteným prepisom rozhovoru pre podcast Asociácie priemyselných zväzov (spolupracuj.me)